La Location perfetta! (o quasi…)

Questo è un periodo dell’anno dove affronto spesso l’argomento “la location migliore per un matrimonio” e su quali consigli dare a chi mi chiede un’opinione.

Il mese di Settembre, per chi pensa di sposarsi, risulta essere spesso molto movimentato, molto concentrato sulla ricerca del “luogo ideale”. Infatti fino a quando non si è trovato l’ambiente perfetto per il proprio ricevimento è difficile definire gli step successivi.

Punti su cui spesso rifletto con gli sposi:

Scelta della data: deve essere deciso il periodo in cui sposarsi, meglio ancora avere una data certa.

Alcune ville ad esempio, nei mesi invernali preferiscono non affittare per matrimoni o, se lo fanno, prediligono eventi più piccoli. I motivi possono essere vari: c’è chi non ha gli spazi interni adeguati rispetto alle soluzioni che adoperano in estate o locali non sufficientemente riscaldati.

Per questo ed altri  motivi potrebbe succedere che una location perfetta per luglio rischia di non esserlo ad ottobre e di conseguenza per non girare a vuoto cercate di avere, se non una data precisa, almeno un periodo dell’anno il più possibile circoscritto.

Numero persone:

Questo credo sia il punto che tutti hanno chiaro, più o meno.

Sul concetto “numero persone” ruotano intorno molte dinamiche.

In base al numero di ospiti previsti, dovrete assolutamente valutare ville che abbiano sia la capienza esterna (se pensate ad un matrimonio nel periodo estivo), ma anche interna a fronte di qualsiasi tipo di imprevisto.

Gli spazi necessari da valutare sono: APERITIVO/CENA/TAGLIO TORTA/DOPO CENA. Alcuni di questi momenti potrebbero essere svolti, senza problemi,  nel solito ambiente e già questo risulterebbe essere d’aiuto in un ipotetico “piano B”.

Infatti spesso si tende a vedere se l’interno è sufficiente solo per il momento della cena (“tanto in estate non piove!”, pensa qualcuno) sottovalutando così le altre parti del ricevimento. Ma l’aperitivo dove lo facciamo se invece le cose non vanno secondo i piani ? E quel bellissimo tavolo per il taglio torta dove lo allestiamo?

Nel caso in cui non ci fossero spazi idonei ma vi siete innamorati di quella villa o castello, potrebbe ritenersi necessario il montaggio di  un  tendone; di conseguenza valutate tutti gli aspetti, non solo estetici ma anche economici. Non accantonate il problema con “tanto sarà bel tempo”: è bene che abbiate chiari tutti i vari punti, positivi e non, solo in questo modo potrete prendere le vostre decisioni in maniera consapevole.

Il numero di persone e la relativa capienza sono elementi che influiscono anche sulla scelta della tipologia di ricevimento oppure potrebbe essere che il tipo di cena /pranzo  che volete organizzare, vi obbligherà a optare per una location rispetto ad un’altra.

E’ chiaro che una cena servita a tavola richiede un determinato spazio, un buffet  impostato con tanti  angoli un altro, una cena dove si prevede l’arrivo di nuovi ospiti al taglio torta sarà soggetto ad altre riflessioni ancora…l’argomento è veramente ampio.

Un altro capitolo è poi quando la villa sostiene di poter ospitare comodamente 200 ospiti e noi del catering ne stimiamo 120. Non è che la villa vi stia mentendo, dice la verità, realmente può allestire cene per tanti invitati, magari per ottenere questo risultato devono essere fatte anche scelte di allestimenti  particolari, che potrebbero non essere in linea con la vostra idea di matrimonio.

Confrontatevi anche con il catering: è nel nostro interesse aiutarvi in queste valutazioni e risolvere insieme i problemi.

Collocazione/distanza:

La soluzione migliore sarebbe che la location fosse distante dal luogo della cerimonia, non più di 30/45 minuti di macchina (e già 45 minuti sono tantini).

Ultimamente molte strutture hanno ottenuto il permesso di celebrare al loro interno i riti civili. Questo è un aspetto non di poca importanza che potrebbe aiutarci a risolvere in parte i problemi di spostamento ma, in tal caso, sicuramente andranno valutati bene i tempi per non creare troppi momenti “di attesa”.

Gestione orari:

Per  alcuni eventi, noi del catering, piuttosto che il fiorista o montatori luci, ecc…dobbiamo arrivare moooooolto presto. Capita che per un matrimonio serale, già qualche fornitore alle 9:00 di mattina debba iniziare a lavorare e capita anche che lo smontaggio finale si prolunghi più del solito: sarà meglio quindi accertarsi che per quel giorno la villa sia una vostra esclusiva, senza altri matrimoni e chiedere se hanno orari più o meno flessibili per i fornitori. Naturalmente molti aspetti potranno essere chiariti solo una volta definiti i dettagli del ricevimento.

Un altro discorso in merito all’orario è per quanto riguarda la musica: fino a quando far durare la festa?

Per legge, non si può fare musica esterna dopo le 24:00. Chi lo fa è perché si trova in una posizione “strategica” e sa che non reca danno a nessuno.

Diversamente, dopo quell’ora, viene spesso comunicato agli sposi che la soluzione ottimale sarebbe quella di continuare la festa all’interno. Un consiglio: ascoltate chi vi dice questo oppure preparatevi ad avere tra gli invitati, intorno alle una di notte, anche qualcuno delle forze dell’ordine, chiamate da qualche vicino infastidito dal rumore… che dite lo evitiamo?

Di conseguenza, se la vostra intenzione è fare tardi, chiedete subito se questo è possibile.

Alcune strutture vietano di superare un certo orario, indipendentemente se vi trovate all’esterno o all’interno della location, altre sono disponibili a parlarne, valutando le possibili soluzioni.

Prendete subito atto della cosa e non scegliete la villa che “vi limita” con gli orari se  per voi è fondamentale fare le tre di notte, pensando “tanto poi se teniamo un pochino la musica oltre l’orario, quel giorno non dicono niente” . Questo atteggiamento potrebbe a fine serata rovinarvi la festa.

Se  invece per voi quella è la villa dei sogni, anche con i  limiti d’orario e per questo dovete rinunciare  ai balli sfrenati fino a notte fonda, benissimo, magari rivediamo insieme la tempistica della giornata e studiamo tutte le possibili alternative.

Cucina:

Perché no, un giro negli spazi di servizio potrebbe essere interessante. Non importa che nelle location sia presente una cucina da grand hotel, ma certamente avere un ambiente idoneo da adibire a questa funzione, da poter allestire in maniera adeguata, per il catering/banqueting è un elemento da non sottovalutare. La presenza di questi spazi e la loro collocazione sono elementi importanti al fine della definizione del servizio e del menu.

Parcheggio:

E’ importante pensare a questo aspetto.

In base al numero di ospiti che la location può accogliere, dovrebbe avere un parcheggio in linea con la capienza della struttura o almeno essere in grado di proporvi delle soluzioni alternative adeguate. Certe volte può crearsi  la necessità di avere anche un  servizio di parcheggiatore se le macchine previste sono molte ed il parcheggio non  è agevole.

In realtà l’argomento è veramente infinito, ci sarebbero molte altre cose da dire, ma è anche vero che molte di questi miei “pensieri” sono poi da modellare addosso ad ognuno di voi.

Io provo a dare dei consigli, degli spunti su cui riflettere, legati magari ad aspetti pratici e logistici, ma la decisione finale è vostra!

Ognuno ha un sogno, un’idea in testa ed è giusto realizzarla ma, come dicevo prima, l’importante è che la vostra scelta sia consapevole, che siate coscienti  di tutti gli aspetti fin dall’inizio. Questo servirà a trovare subito una soluzione e tutto andrà nel migliore dei modi. L’importante come sempre è parlarne e confrontarsi!!!